DOCFLOW AIPADOCS SA

Gestione della conservazione dei documenti aziendali

La conservazione sostitutiva dei documenti dell'impresa è finalmente possibile: il quadro normativo è ormai completo e consente l'eliminazione del supporto cartaceo per qualsiasi tipologia di documento anche fiscalmente rilevante come fatture, estratti conto, bilanci e tabulati.

Ciò favorisce notevoli aumenti di efficienza e di qualità nei processi, sia all'interno dell'azienda, sia nei confronti di clienti e fornitori. Grazie all'utilizzo di una tecnologia accessibile e a costi contenuti, la conservazione in formato elettronico assicura tutti i benefici operativi dati dall'eliminazione della copia fisica e dal suo processo di gestione manuale.

Docflow guida l'impresa in questo percorso mettendo a disposizione le sue competenze specifiche in tema di interpretazione della normativa, riprogettazione dei processi di business, gestione della dematerializzazione della carta, integrazione con i sistemi informatici esistenti.

Il processo di conservazione sostitutiva descritto dalla normativa CNIPA si compone di tre fasi distinte:

• memorizzazione con la scansione dei documenti cartacei e l'importazione di quelli elettronici;
• archiviazione elettronica con il salvataggio dei files su supporto magnetico (hard disk);
• conservazione sostitutiva con l'archiviazione dei documenti su supporto non riscrivibile (CD/DVD), realizzata dal modulo AipaDocs.

Il modulo AipaDocs/SA proposto da Docflow permette di attivare la conservazione sostitutiva dei documenti aziendali in modo semplice e poco intrusivo poiché si integra con qualsiasi sistema gestionale o documentale già presente in azienda.

L'applicazione necessita esclusivamente di un file di interscambio di tipo CSV che contenga le informazioni necessarie per l'archiviazione e i dati richiesti dalle normative.

Come risultato si ottiene un supporto "a norma" dotato di un'apposita applicazione web che ne permette la consultazione tramite un qualsiasi browser internet. L'interfaccia utente consente di eseguire la ricerca e la visualizzazione dei documenti, e la verifica delle firme e delle marche temporali previste in base alla normativa.