La nuova era della gestione documentale’. Intervista a Nicola Rivezzi, IT Manager
pubblicata su Sistemi&Impresa N.8 - novembre 2011

Metropolitana Milanese Spa e DocFlow insieme in un progetto di reingegnerizzazione dei processi che prende il via da un nuovo concetto di documentazione per commessa

Da società ingegneristica nata nel 1955 come partecipata del Comune – con lo scopo di progettare e realizzare linee metropolitane della città di Milano – a costruttore di opere di viabilità e di edifici pubblici, realizzatore di interventi di ingegneria idraulica e gestore del Servizio Idrico Integrato della Città di Milano.
Rispetto alla mission iniziale, Metropolitana Milanese si è costantemente evoluta nel suo know-how, arrivando a rappresentare oggi un’importante società , con un un’anima fortemente influenzata da un’efficienza non comune nelle aziende a totale capitale pubblico.
Oggi le attività sono anche rivolte ad una parte dei grandi lavori in agenda per l’Expo 2015, l’appuntamento che Milano aspetta guardando il suo skyline che cambia di giorno in giorno. La mission dell’azienda prevede la presenza nella realizzazione di infrastrutture per il trasporto di massa ed interventi per la risoluzione dei problemi legati al traffico, alla viabilità, all’ambiente. Ma non solo. Metropolitana Milanese è attiva nella gestione del ciclo integrato delle acque, gestito in efficienza ed economicità. Questo approccio assicura ai milanesi e ai pendolari i fabbisogni idrici, in maniera adeguata in quantità e ottimale in qualità. Obiettivo della strategia di MM è anche incrementare collaborazioni e sinergie con il sistema delle ‘società partecipate’ del Comune di Milano, per creare quel volano di conoscenze e relazioni indispensabili ad arrivare puntuali all’appuntamento dell’Expo.
Dal 2004 Metropolitana Milanese ha affidato a DocFlow la fornitura del servizio per la dematerializzazione dei documenti cartacei e per lo snellimento di tutte le attività complesse di progettazione e ingegneria. I bisogni che hanno orientato MM a richiedere l’intervento di DocFlow comprendevano la riduzione dei tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale, la sostituzione dell’archivio cartaceo con quello elettronico e, soprattutto, un monitoraggio efficace sugli stadi di progettazione delle opere di ingegneria.
Nicola Rivezzi, It manager di Metropolitana Milanese Spa, incontra Sistemi&Impresa raccontando la sua azienda e la storia della collaborazione che lega MM a DocFlow.

Cosa significa per Metropolitana Milanese innovare attraverso la tecnologia?
Il tema dell’innovazione attraverso la tecnologia è sentito a 360 gradi. Perché oggi la tecnologia è il fattore che rende più efficaci i processi stessi. Metropolitana Milanese ritiene che la tecnologia deve avere questo ruolo: sia per quanto riguarda il governo dei processi interni, sia per quanto riguarda il prodotto. Abbiamo due anime, quella ingegneristica tout court e quella legata alla gestione del servizio idrico. Per entrambe le identità di MM la tecnologia si rivela una componente fondamentale, nell’ottica di una maggiore efficienza ed efficacia dei processi. Oggi una delle sfide maggiori in questo settore è il contenimento dei costi legati all’energia.

In che modo la tecnologia abilita l’innovazione dei processi interni?
Il progetto che abbiamo portato a termine con DocFlow è proprio un esempio di come i processi si possano innovare, innanzitutto rendendoli più efficienti. Nel caso dell’emissione dei documenti tecnici di progettazione ci permette di controllare il processo di progettazione e di ridurre il tempo di attraversamento del ciclo di vita dei singoli documenti. Attraverso le funzionalità adottate per la gestione documentale possiamo ora monitorare le fasi di vita di un documento di progetto: dalla sua ideazione alla sua condivisione e approvazione e, successivamente, all’archiviazione.

Possiamo dire che oggi l’innovazione cammina su due binari paralleli: di prodotto e di processo?
Sicuramente sì. L’innovazione di processo si riflette poi su quella di prodotto, che non è altro se non la punta di un iceberg che potremmo definire come la reingegnerizzazione dei processi interni. In questo senso l’innovazione di prodotto diviene un ‘di cui’ dell’innovazione di processo, un’inevitabile conseguenza. Un esempio di innovazione è l’evoluzione del nostro business nel tempo, che ci ha portato oggi a essere operativi nei lavori di progettazione
dell’Expo. Nel 2003 il business di MM è stato ulteriormente ampliato, quando il Comune ha deciso di affidarle la gestione del servizio idrico integrato.

Quale il modello organizzativo adottato dall’azienda?
Ad oggi MM è composta da circa 750 addetti, di cui 250 operativi nella parte ingegneristica dedicata ai progetti della rete metropolitana e della viabilità, i restanti 500 attivi nella gestione del servizio idrico. Un’area del ‘servizio idrico’ è dedicata alla progettazione delle infrastrutture idrauliche, ed è compresa nell’anima ingegneristica di MM, presidiata dai 250 dipendenti che citavo. I restanti sono dipendenti del servizio idrico e sono dedicati alla gestione del servizio. Con loro portiamo avanti anche attività di monitoraggio su tutti i corsi d’acqua, fiume Seveso compreso, oggi come una volta sotto i riflettori per i problemi di esondazione che storicamente
lo hanno interessato.

NIn questo contesto, come opera l’It? Quale il suo ruolo nella relazione con le altre funzioni?
Negli ultimi tempi abbiamo assistito a un cambiamento strutturale della funzione: prima l’It svolgeva più un servizio di gestione, necessitando dell’ausilio di un consulente esterno per la parte progettuale ed innovativa. Questo cambiamento nella funzione It è il riflesso di una riorganizzazione che ha coinvolto l’intera società. Un cambiamento voluto dai vertici, che hanno saputo valorizzare il supporto che l’it è in grado di offrire a questa riorganizzazione. Il nostro contributo inizia prima di tutto dall’ascolto dei bisogni degli utenti rispetto alle guide strategiche aziendali. Spesso il bisogno del singolo non tiene conto di quello della società. Compito dell’It è proprio quello di saper comunicare la motivazione di certe decisioni. Un It molto diverso dal paradigma di 20 o 30 anni fa, che vedeva il tecnico chiuso in uno scantinato a verificare che le macchine funzionassero. Oggi la preoccupazione dell’It è riuscire a fornire tutta la tecnologia possibile da finalizzare a un funzionamento fluido e snello dell’azienda. Nostro obiettivo è facilitare il lavoro ai dipendenti. Un ruolo quindi vicino al business, un compito che diventa strategico solo se la persona dell’It è disponibile a comprendere il business dell’azienda.


Quando il primo incontro con DocFlow? Quale il bisogno che ha determinato la scelta del fornitore?
DocFlow era già il nostro candidato ‘naturale’ allo sviluppo di un’applicazione per la documentazione tecnica, perché gestiva già dal 2004 la parte di documentazione afferente la ‘corrispondenza’. Attraverso una software selection abbiamo comunque individuato in DocFlow il partner ideale, in quanto l’applicazione offerta dalla società presentava una serie di caratteristiche legate alla semplicità d’uso e alla fruibilità per l’utente. Un valore aggiunto che altri servizi non garantivano. Abbiamo avuto modo in seguito di arricchire la soluzione, lavorando a stretto contatto con i consulenti di DocFlow. Grazie a questa collaborazione possiamo dire oggi che consideriamo DocFlow un vero e proprio Partner di Metropolitana Milanese.

Entriamo nel merito degli interventi operati da DocFlow per Metropolitana Milanese…
Ho seguito in prima persona il progetto sulla nuova gestione della documentazione tecnica e sulla protocollazione. Per quanto riguarda quest’ultima l’obiettivo era ampliarne l’utilizzo alla parte di ‘protocollazione interna’ e alla distribuzione. In sostanza l’intervento di DocFlow era mirato da una parte alla completa dematerializzazione della documentazione cartacea, dall’altra all’architettura di un sistema informativo in grado di gestire la documentazione tecnica di ogni progetto ingegneristico. Stiamo per introdurre l’integrazione di questa applicazione col sistema di posta elettronica, per rendere più agevole la protocollazione delle mail. Ci apprestiamo a operare una serie di cambiamenti di processo da cui ci attendiamo un ritorno in termini di efficacia ed efficienza. Il progetto dedicato alla gestione della documentazione tecnica per gli ingegneri è quello che più di altri ha richiesto attenzione e cura. Durante il mese di gennaio 2011 è partita la versione ‘pilota’.
L’introduzione è stata molto lenta e complessa per l’alto numero di utenze coinvolte. Tutto il ciclo di vita della documentazione di progetto e di cantiere oggi è gestito completamente dall’applicazione di DocFlow: dalla definizione delle ‘WBS’ di progetto (work breakdown structure) – una sorta di albero a caselle che identifica dal generale al particolare gli elementi principali del progetto – fino ad arrivare alla fase del ciclo di vita di un documento.

Alla luce di questo intervento, quali le aspettative di miglioramento organizzativo previste per il futuro?
Quella più grande è la riduzione del lead time di progettazione. Ci aspettiamo che i benefici di questo intervento si traducano in un miglior monitoraggio del processo di emissione e approvazione dei documenti. In un maggior controllo e in un’immediata reperibilità dei documenti stessi. Ci attendiamo che il contributo di DocFlow si dimostri prezioso nella progettazione delle commesse che abbiamo in agenda.

A quali commesse fa riferimento, quali i progetti in cantiere?
Parliamo di commesse caratterizzate da dimensioni importanti. La realizzazione del pilota ha
riguardato il progetto sul prolungamento della Linea Uno della metropolitana nella tratta Sesto - Monza Bettola. Stiamo parallelamente avviando percorsi di formazione del personale sul prolungamento della linea tranviaria numero 15 con destinazione Rozzano (MI). A ottobre abbiamo dato il via alla gestione documentale sul progetto di realizzazione del parcheggio Rho-Fiera, sui lavori sulla Linea 92 e su alcune commesse di rifacimento della rete idrica, che comprende fognatura e acquedotto.

Come si condividono le informazioni tra le persone dei team dedicati ai diversi progetti?
Il sistema documentale da questo punto di vista ci sta aiutando, perché – grazie alla definizione della struttura di commessa e all’attribuzione delle autorizzazioni – stiamo organizzando delle ‘aule virtuali’ dove ingegneri e tecnici dedicati al progetto trovano tutte le informazioni riguardanti la commessa. Si tratta di una stanza virtuale che raccoglie la documentazione obbligatoria, un vero e proprio dashboard che permette di tenere tutta la documentazione sotto controllo. Grazie a questa soluzione siamo a conoscenza in ogni istante del ciclo di vita di ogni progetto. In fase di delivery questo strumento si rivela un’assoluta garanzia di qualità dell’output. Per il futuro il desiderio è riuscire a condividere anche con l’esterno la documentazione sullo stato dei progetti, attraverso il web.

Per quanto riguarda la formazione dei dipendenti sull’utilizzo del gestionale documentale, quali attività sono state organizzate?
Noi gestiamo la formazione come propedeutica all’attivazione della risorsa sulla singola commessa. Coinvolgiamo i diversi team dedicati a ogni progetto in sessioni formative a ridosso della partenza dei lavori. Abbiamo identificato un metodo efficace, perché scalare. Non sarebbe possibile organizzare attività formative efficaci se il workload di progetto non fosse distribuito nel tempo. Per organizzare i corsi ci siamo avvalsi del contributo dell’area Risorse Umane, un aiuto indispensabile per la pianificazione delle esigenze e per il coordinamento dei corsi..

Next step per Metropolitana Milanese?
Il progetto di nuova gestione della documentazione è ‘Live’ sulla parte di ingegneria, ancora da completare sulla parte di gestione idrica. Abbiamo de- finito il team di lavoro che si occuperà del progetto documentale per la gestione idrica. A breve faremo una riunione di start up. Mi auguro di estendere anche a quest’area i benefici dell’intervento operato da DocFlow già sulla parte ingegneristica.

A cura di di Luca Papperini.