BANCA POPOLARE DI VICENZA
Quando la tecnologia favorisce l'evoluzione
Il mondo finanziario sta attraversando una fase di profonda trasformazione. I processi di concentrazione e ristrutturazione stanno rivoluzionando lo scenario competitivo del mercato e il sistema bancario si sta avviando verso una decisa evoluzione, nonostante gli attriti derivanti da abitudini e procedure consolidate.
In un contesto in cui sta crescendo il ruolo dei grandi istituti di credito, i risparmiatori e le piccole e medie aziende restano però spesso propensi ad affidarsi alle banche regionali e locali, perché più vicine alle peculiari esigenze del territorio in cui operano.
Una delle realtà più significative in tal senso è la Banca Popolare di Vicenza , fondata nel 1866 come primo istituto di credito vicentino e prima banca popolare del Veneto.
Profilo
La Banca Popolare di Vicenza di distingue da sempre per un forte radicamento sul territorio rappresentando un punto di riferimento per le imprese del nord-est e, in particolare, della provincia di Vicenza. Ha sviluppato servizi specifici per le aziende che esportano e lavorano al di fuori dei confini nazionali, e offre servizi personalizzati su tutti i segmenti di clientela (privati, piccole e medie imprese, imprese Corporate).
Pur mantenendo un legame locale privilegiato, a partire dagli anni '80 la Banca ha intrapreso un percorso di crescita dimensionale e territoriale che l'ha portata ad ampliare la rete degli sportelli in tutto il nord d'Italia, conseguentemente anche all'acquisizione di altre piccole realtà bancarie.
Nella seconda metà degli anni '90 sono state acquisite partecipazioni di maggioranza in altri istituti del Veneto e del Friuli Venezia Giulia dando vita al Gruppo Banca Popolare di Vicenza.
Dal 2000 la rete è stata estesa a tutto il territorio nazionale, contando oggi su circa 4500 dipendenti distribuiti nelle 500 filiali nazionali che diventeranno 800 nei prossimi anni.
Esigenze
La sostanziale necessità che si è venuta a creare è stata quella di ottimizzare i processi interni per migliorare l'efficacia di tutta l'organizzazione . Negli ultimi anni Banca Popolare di Vicenza ha sviluppato un'infrastruttura tecnologica moderna e avanzata, creando anche un portale web attraverso il quale offrire servizi di home e remote banking che oggi viene utilizzato da quasi il 50% della clientela. Ciò ha portato notevoli vantaggi in termini di rapidità del servizio offerto e di riduzione dei relativi costi di gestione.
Il primo progetto in questa direzione risale all'inizio del 2002, quando la Banca si è posta l'obiettivo di migliorare il lavoro dell'Ufficio Economato perseguendo un maggiore controllo sulle spese, sui fornitori, e, di conseguenza, sull'intero ciclo passivo. In seguito il progetto è stato esteso alla gestione della documentazione normativa , e ora si focalizza sulla realizzazione di tre nuovi sistemi documentali relativi alla gestione dei libri bollati, dei documenti dell'ufficio Risorse Umane, e del protocollo.
Soluzione
Banca Popolare di Vicenza si è rivolta a Docflow per realizzare un sistema completo di Document & Process Management nei processi RDA, di ciclo passivo e inerenti la normativa aziendale.
La Banca ha scelto Hummingbird DM come piattaforma di Document Management sulla quale sviluppare inizialmente un'applicazione finalizzata alla gestione di tutte le attività dell'Economato . Il sistema implementato consente di gestire il processo di RDA in tutte le sue fasi, dalla richiesta alla fase contabile, generando un documento finale di sintesi che tiene traccia di tutti i passaggi. Contratti e fatture vengono quindi archiviati in formato digitale, e resi disponibili dell'Ufficio Economato per ricerche e controlli.
Il sistema di Document & Process Management è stato successivamente esteso al processo di gestione della documentazione normativa e procedurale , con la creazione di un workflow per l'approvazione di tutti i documenti che disciplinano l'organizzazione interna e i servizi offerti alla clientela. La soluzione implementata da Docflow consente di ottenere l'approvazione di qualsiasi documento in modo automatico, e successivamente di poterlo archiviare nel sistema rendendolo disponibile a tutti i dipendenti attraverso intranet.
Il prossimo progetto, che è in fase di realizzazione, riguarda il miglioramento della gestione dei reclami , grazie ad una soluzione che permetterà l'archiviazione in formato digitale di tutti i documenti associati a tali pratiche. Il sistema contribuirà ad ottimizzare le operazioni di catalogazione, ricerca e recupero delle informazioni, rendendo più efficaci le relazioni con la clientela.
Vantaggi
Il sistema di Document & Process Management attivato da Docflow ha prodotto una vera rivoluzione nel modo di lavorare della Banca Popolare di Vicenza.
Nell' Ufficio Economato la gestione degli acquisti è oggi molto più efficiente e le spese della Banca sono costantemente sotto controllo, così come le scadenze dei contratti di fornitura.
Il sistema documentale è poi diventato la base dell'applicazione sviluppata per la gestione delle visite ispettive , ovvero dei controlli che vengono effettuati periodicamente nelle filiali del gruppo. Il vantaggio principale della soluzione è quello di avere tutti i documenti in formato digitale, così da potervi accedere direttamente dalla filiale. Gli ispettori possono in questo modo risparmiare tempo e risorse nella preparazione delle loro visite, concentrandosi maggiormente sugli obiettivi e i contenuti, anziché sul back office.
L'estensione del processo documentale nella gestione della documentazione normativa ha reso più veloce il processo di creazione delle nuove normative e permette di evitare inconvenienti come lo smarrimento dei documenti cartacei e il mancato allineamento con la versione ufficiale corrente.
L'introduzione di un sistema completo di Document & Process Management ha consentito alla Banca Popolare di Vicenza di razionalizzare i processi operativi sui quali è stato applicato, riducendo i tempi di esecuzione ed eliminando gli inutili giri di carte tra le diverse strutture. Tali benefici sono stati particolarmente rilevanti nella gestione delle RDA e del ciclo passivo dei processi e delle inefficienze correlate.
L'automazione delle operazioni di routine e la riduzione dei documenti cartacei negli uffici hanno portato alla creazione di un back office efficiente, consentendo di spostare maggiormente l'attenzione sui clienti e i servizi a loro proposti, e liberando risorse da dedicare al front office.
In conclusione, si può dire che è stato raggiunto l'obiettivo di semplificare l'organizzazione del lavoro per aumentare al massimo l'efficienza operativa , per migliorare i servizi che vengono offerti, crearne di nuovi, e essere ancora più vicini ai clienti.
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