Gestione Affari Istituzionali

Per gestire gli Affari Istituzionali, Docflow vi propone la realizzazione di un ambiente in grado di ordinare sia la specifica tipologia di documentazione cartacea ad essi relativa, quali libri soci, libri assemblee, libro consiglio e documenti Office prodotti dagli utenti, sia la protocollazione della posta cartacea ed elettronica in entrata e in uscita.

L’applicazione eProcs risponde a questo tipo di esigenze. Si tratta di un sistema modulare che consente di controllare il flusso delle vostre comunicazioni interne ed esterne, di smistare la corrispondenza simultaneamente a più destinatari garantendo riservatezza e privacy, e di attivare tutte le specificità relative alla conservazione sostitutiva dei documenti.

Le funzionalità di gestione documentale offerte dalla soluzione riguardano:

L’applicazione permette di acquisire i documenti cartacei relativi agli “Affari Istituzionali” attraverso l’utilizzo di Ascent Capture, direttamente dalle maschere del documentale utilizzando uno scanner locale (WebScan) oppure importando i documenti scansiti da sistemi multi-funzione.

L’acquisizione dei documenti elettronici avviene attraverso la configurazione delle funzionalità di Application Integration offerte dall’interfaccia DM Web Top.

Tutte le funzionalità di protocollazione della posta cartacea in entrata e in uscita sono garantite dall’utilizzo di eProcs, che soddisfa i requisiti indicati da CNIPA.

Il sistema documentale DM offre le funzionalità adeguate a effettuare la ricerca dei documenti partendo dal contenuto e/o dagli indici di profilo apposti.

Per quanto riguarda la pubblicazione, questa viene assicurata da uno specifico modulo software denominato Pubblicatore PDF in grado di generare documenti PDF pubblici archiviabili con profilo e sicurezze diverse dal documento master. Le porzioni di testo dei file PDF che intendete mantenere riservate potranno essere sottoposte a mascheratura.